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客户服务体系

一、服务监督制度

  客服部负责受理客户的投诉及服务请求,监督服务执行部门(技术部、制作部、业务部等),按照服务控制程序及相关作业指导书来保质实施服务内容。

  为保证各服务执行部门的服务质量,实现生产、监督两条线管理,客服部每月对各服务执行部门的服务受理、主动维护情况等各项服务工作进行考核,月底编制《服务监督报告》并上报公司总经理,确保服务流程得到有效地执行,从而提高服务和产品质量。

二、首问制和专人负责制

1、客户首次问询的工作人员为第一责任者。

2、第一责任者对所接待的当事人要做到热情、耐心。对办理的业务、反映的问题或要求要认真做好记录。

3、当事人的问询或办事事项属于第一责任者所分管职责范围的,并且能够一次办结的事项,必须一次办结,需要解答的问题,要耐心解答,不准推脱和误导。

4、对当事人的来询或办事事项不属于第一责任者职责范围的,第一责任者要认真登记,然后移交其它主管领导。如果主管领导不在,移交分管本事项的其它同志。

5、凡涉及到单位重大事项,第一责任者要立即向总经理汇报,以便妥善处理。

6、第一责任者有权先解决客户问题后提交工作联络单。

7、当第一责任者出现推诿、扯皮、不积极配合或态度蛮横等现象时,部门当事人将给予批评、教育和处分,情节严重的调离原工作岗位。任何公司员工接到客户电话(服务请求或问题投诉),无论是否属于自己工作职责范围内的,都应礼貌地向客户做出反应,并将问题详细记录下来,及时反馈给客服部或相关服务执行部门人员,不应让客户打第二次电话。

三、新需求管理制度

客服部每年12月负责向新老客户寄送新年礼物,并了解客户次年的需求计划。

四、培训制度

  每月10日、20日为培训日,客服部提前4个工作日负责统计需要培训的客户及培训的内容,提前2个工作日下达工单。

五、客户回访制度

  建立定期客户回访制度,客服部对交付使用的项目建立回访档案,进行定期的电话回访,即一年内项目每月回访一次;一年以上的项目每季回访一次,以满足客户的要求。

六、跨部门协作制度

  服务流程实施过程以需求提出部门为主开展工作,其它协作配合部门根据需求完成配合工作。当需求提出部门在协调其它部门配合过程中出现意见分歧,以致协调无效影响工作继续开展时,则将需求上升至客服部,由客服部主持裁决,并监督协作方配合完成情况。

七、故障报告制度

  项目发生重大故障时,第一时间获得有关信息的公司员工在通知相关人员采取紧急处理措施同时,及时将故障的发生时间、地点、现象、处理预案传递至公司客服部。客服部备案信息后应及时转达公司高层领导。同时,客服部跟踪故障处理情况,故障结束后客服部主管应组织相关维护人员填写故障分析报告,将故障造成的影响、处理情况、原因分析、采取的纠正预防措施等及时反馈给客户及客服中心。

八、节假日服务保障制度

  节假日主要是指国家法定假日,包括元旦、春节、五一、国庆。节假日期间,是各企业网站受点击的高峰期,客户部必须为节假日各网站正常稳定的运行起好监督作用,发现问题及时联系相关服务执行部门。

九、服务信息内外部沟通制度

  确保服务流程执行过程中的主要信息能够及时、有效地在公司内部及公司与客户之间传递。在处理紧急状况时,客服部有权先解决问题,再提供工作联络单,以提高问题解决的效率。

十、服务分类

10.1 主动式服务

10.1.1 产品质量巡检

  由项目经理对各项目定期开展质量巡检工作,全面检查并现场分析问题,发现问题及其隐患,及时通报客服部予以解决。

10.1.2 客户满意度调查

  通过电话、信函、现场、传真、E-mail等方式向客户发放调查问卷,了解客户对公司产品的技术支持情况、系统运行情况、工程实施情况、售后服务情况、客户培训情况等各方面的满意度评价,并对调查结果进行统计分析,对于存在的问题及时寻求处理解决办法,以逐步提高客户满意度。

10.1.3 服务调研

  由高层领导带队,组织资深工程师定期到现场进行客户服务调研工作,听取客户对本公司客户服务工作的意见、建议,甚至接受批评、投诉。服务调研活动结束后,将调研时收集的意见和问题汇总整理,制定解决方案并对解决效果进行验证,以使我们的服务能真正满足客户需求和期望,甚至超出客户的需求和期望。

10.2 被动式服务

10.2.1 热线应答服务

  当客户出现问题或故障时需要寻求帮助,首先可以通过热线电话请求支持帮助和指导,及时解决问题或排除故障。

10.2.2 远程服务

  当热线应答服务无法排除故障时,在最终客户授权的前提下,可根据客户方提供的问题现象和故障描述,通过互联网远程接入客户在用系统来指导客户方技术人员或直接处理系统故障。

10.2.3 现场服务

  当热线应答服务及远程服务无法解决客户提出的服务请求时,客服部将指定相关技术人员在尽可能短的时间内抵达现场进行服务(不同级别的现场服务规定不同时间内出发到达现场),以求问题的最终解决。

10.3 人性化服务

  人性化服务就是要尊重以人为本的服务理念,尊重客户个性,尊重客户的习惯,尊重客户的喜好。人性化服务就是要求提供的服务能被客户所接受和喜爱,超出客户的期望值。当与无法满足客户的期望值时,需要进行分析原因并采取纠正措施,给客户一个满意的回复。



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